Selectie

De UBL collectioneert in nauwe samenwerking met onderzoekers en docenten.

Vakreferenten en medisch informatiespecialisten collectioneren op basis van collectievormingsprofielen. Deze worden in nauw overleg met de wetenschappelijke staf van de onderzoeksinstituten vastgesteld en in ieder geval om de twee jaar bijgewerkt. Een collectievormingsprofiel beschrijft de onderwerpen waarop wordt ingekocht met daarbij een indicatie van het collectioneringsniveau. De profielen worden regelmatig in samenspraak met onderzoekers en docenten bijgesteld zodat de vakreferenten kunnen anticiperen op huidige en veranderende behoeften.

Collectievorming richt zich op het waarborgen van een kwalitatief hoogstaande kerncollectie met “just-in-case" materialen, (het verzamelen van potentieel waardevol materiaal), aangevuld met “just-in-time” aankopen gebaseerd op een bestaande behoefte. Voorbeeld van just-in-time is het in samenwerking met academische uitgevers beschikbaar maken van grote collecties e-books waarna op basis van gebruikscijfers wordt ingekocht (evidence based acquisition). 

Conservatoren kopen bijzondere stukken op vergelijkbare wijze aan.

Kwaliteit

Bij de beoordeling van een boek of tijdschrift wordt vooraleerst gekeken naar factoren als reputatie van de auteur, universitaire affiliatie, uitgever, redactie, blijvende waarde, onderzoeksfinanciër en opname in bibliografieën. Regelmatig koopt de UBL ook niet-wetenschappelijk materiaal, bijvoorbeeld wanneer dit beschouwt wordt als een bron voor onderzoek.

Bij online databases is niet alleen de inhoud van belang, maar ook de interface. Deze moet toegankelijk zijn, gemakkelijk in gebruik en bij voorkeur opties bieden als bewaren en exporteren naar citatiemanagers. Bij elektronische tijdschriften en boeken zijn licentievoorwaarden een weegfactor, denk bijvoorbeeld aan mogelijkheden tot downloaden en printen (Digital Rights Management), toegang tot tijdschriften en boeken in het geval het abonnement wordt beëindigd (perpetual access) en afspraken over prijsverhogingen.

Taal

Uit zorg voor toegankelijke collecties wordt de voorkeur gegeven aan het verwerven van materialen in de Nederlandse en Engelse taal. Primaire bronnen worden bij voorkeur aangekocht in de oorspronkelijke taal. De UBL verzamelen materialen in een breed scala aan talen, ter ondersteuning van de opleidingen en onderzoeksprogramma's op het gebied van areastudies.

Format

Paperbacks of hardbacks: als beide beschikbaar zijn wordt, vanwege duurzaamheid, de voorkeur gegeven aan hardbacks. Is het verschil in prijs echter hoger dan 25 euro dan wordt de paperback gekocht.

E-books: wanneer een boek in verschillende formaten beschikbaar is gaat de voorkeur uit naar een e-book, behalve wanneer een e-book substantieel duurder is dan een gedrukt exemplaar of wanneer een papieren exemplaar handiger in gebruik, bijvoorbeeld bij het lezen van lange teksten.

E-books en tijdschriften worden beschikbaar gemaakt via abonnementen op pakketten of door de aankoop van losse titels of pakketten. De aankoop van pakketten gebeurt zowel rechtstreeks bij uitgevers (zoals Springer, Brill en Oxford University Press) als via e-book aggregatoren (als EBL, EBSCO). Hoewel e-books niet noodzakelijkerwijs goedkoper zijn dan een gedrukt exemplaar kunnen ze nuttig zijn wanneer verschillende gebruikers tegelijkertijd toegang tot een boek moeten hebben.

Tijdschriften worden bij voorkeur e-only aangeschaft, in plaats van in gedrukte of hybride vorm. De eerste keus voor naslagwerken, zoals woordenboeken, bibliografieën en indexen, is eveneens digitaal vanwege het gemak van toegang en doorzoekbaarheid.

Deselectiebeleid

Beslissingen om specifieke materialen uit de collecties te verwijderen worden gemaakt in de context van de totale collecties. Verwijdering van materialen wordt bijvoorbeeld overwogen bij onnodige dubbele exemplaren of wanneer van een elektronisch tijdschrift nog een papieren versie aanwezig is. Bij dit laatste geldt dat de elektronische versie op de lange termijn veilig en garandeerd opgeslagen is en van hoge kwaliteit is. Daarnaast moet tenminste één papieren exemplaar beschikbaar blijven in een van de Nederlandse Universiteitsbibliotheken.