Proefschrift aanleveren

Informatie over het aanleveren van uw proefschrift

Bureau Pedel

Uiterlijk drie weken voor de datum dienen 2 exemplaren van uw proefschrift met bijgevoegde stellingen te worden afgeleverd of te worden opgestuurd naar het Bureau van de pedel (Rapenburg 73, 2311 GJ te Leiden).

Promotiereglement

Het College van Bestuur van de Universiteit Leiden heeft in 2006 besloten dat het verplicht is voor de promovendus zijn/haar proefschrift beschikbaar te stellen via het Leids Repositorium. Hiervoor moet de promovendus minimaal drie weken voor de promotie een digitale versie inleveren. Ook moet u twee kopieën van het gedrukte proefschrift inleveren bij de UBL ten behoeve van archivering en uitleen.

Voor relevante wijzigingen zie Promotiereglement Universiteit Leiden.

Formulieren

Bij aanlevering van het proefschrift dienen de twee bijlagen hieronder te worden ingevuld. Met het online invullen van de bijlage Beschrijving en uploaden proefschrift uploadt u de digitale versie van uw proefschrift. Daarnaast dient u twee gedrukte exemplaren van uw proefschrift, samen met een exemplaar van Appendix B, op te sturen naar de Universiteitsbibliotheek (postadres zie hieronder).

• Uploadformulier voor aanleveren proefschrift
  Met dit formulier levert u een samenvatting en de metadata van uw proefschrift aan. Daarnaast moeten de PDFs van uw proefschrift, de omslag en de stellingen worden geüpload via dit formulier. Als uw proefschrift uit artikelen bestaat, wilt u dan de doi-nummers van de individuele artikelen opgeven?
  
  In het formulier wordt gevraagd om trefwoorden. Is er binnen uw vakgebied een algemeen geaccepteerde lijst van trefwoorden, dan kunt u daar het best een keuze uit maken. Bestaat een dergelijke lijst niet, overleg dan met uw promotor of begeleider. Vermijd woorden die in de titel voorkomen, heel algemeen zijn of meerdere betekenissen hebben. 
   
• Appendix B (Licentieovereenkomst, digitaal invullen en ondertekenen en/of uitprinten en ondertekenen).
  Dit is de licentie. Hiermee verleent u het niet-exclusieve recht aan de Universiteit Leiden om uw proefschrift in digitale vorm wereldwijd beschikbaar te stellen. De universiteit zal duidelijk maken dat u de auteur of eigenaar van de bijdrage bent, en brengt geen wijzigingen aan in uw bijdrage anders dan toegestaan door deze licentie.

Appendix B gaarne getekend en samen met twee gedrukte exemplaren van uw proefschrift versturen naar: 

Universitaire Bibliotheken Leiden - MDA  
Van Steenis Building 
Einsteinweg 2
2333 CC Leiden 

Wij kunnen uw proefschrift pas in behandeling nemen als wij de beschikking hebben over beide ingevulde en ondertekende bijlagen en over uw bestanden. 

Tegemoetkoming in de drukkosten

Promovendi krijgen een vergoeding als tegemoetkoming voor de drukkosten van de aan de universiteit verplicht te leveren exemplaren van het proefschrift. Deze bedraagt €500,- en wordt door de UBL uitgekeerd na ontvangst van twee exemplaren van het proefschrift, ontvangst van het proefschrift in elektronische vorm en ontvangst van de ondertekende licentie voor de niet-exclusieve openbaarmaking van het proefschrift in digitale vorm.

Bestandstypen

Bestanden moeten worden aangeleverd in PDF-formaat. Lever het proefschrift in als één PDF. Als een of meerdere hoofdstukken onder embargo moeten worden gesteld, kunt u dit aangegeven op Bijlage B, verdere bewerking wordt uitgevoerd door de metadataspecialisten. Geef, als dat van toepassing is, de DOI's door van de hoofdstukken die reeds als artikelen zijn gepubliceerd. Het omslag en de stellingen mogen wel apart aangeleverd worden. 

Mocht u data van uw onderzoek willen opslaan, neem dan contact op met het datamanagementteam van het Centre for Digital Scholarship

Als u alleen bestanden in Word (of in andere formaten) hebt, neemt u dan even contact op. Ook voor alle andere vragen en eventuele correcties zijn wij per mail te bereiken via proefschrift@library.leidenuniv.nl, of telefonisch via 071 527 1525.

Embargo's

Het is mogelijk voor onderdelen uit het proefschrift een embargo af te spreken van 6, 12, 18 of 24 maanden als dit noodzakelijk is vanwege afspraken met een uitgever of om toekomstige publicatie mogelijk te maken. De gewenste embargo-periode kan worden aangegeven in de licentie. Promovendi dienen zelf na te gaan of op individuele hoofdstukken embargo's ingesteld moeten worden. Indien de embargoperiode onvoldoende blijkt, kan deze op basis van redelijkheid verlengd worden zoals aangegeven in het promovendireglement. Neem daarvoor contact op met de bibliotheek.

Ook als u te maken heeft met een verbod het proefschrift openbaar te maken dient u uw proefschrift aan te leveren. Dit komt de duurzaamheid en zichtbaarheid van uw werk ten goede. Proefschriften waarop een embargo rust, worden ook op de lange termijn gearchiveerd, maar niet fulltext beschikbaar gesteld. De samenvatting en bibliografische informatie wordt wel beschikbaar gesteld.

Contact

Wij zijn te bereiken via e-mail, of telefonisch via 071-5271525.

Publiceren op een eigen website of bij een uitgever

U mag de PDF uit het repositorium op uw eigen website zetten. Hiervoor is geen toestemming van de bibliotheek nodig. Makkelijker is het om, in plaats van de pdf, de url van het proefschrift op te nemen. Deze url is permanent en blijft dus ongewijzigd.

Heeft u (artikelen uit) uw proefschrift al via een uitgever gepubliceerd of gaat dit nog gebeuren en wilt u de artikelen ook aanleveren voor Open Access dan is een en ander afhankelijk van de overeenkomst die u met de uitgever heeft getekend.
In de meeste gevallen kunt u met de uitgever afspreken dat u het recht hebt uw artikel/proefschrift op te nemen in een institutioneel repositorium. In dit geval is er geen probleem. Let wel dat sommige uitgevers wél bezwaar kunnen maken tegen de opname van een door hen opgeleverde pdf. U zult dan een nieuwe pdf moeten maken.

Als uw overeenkomst niets over opname in een institutioneel repositorium zegt, is er wellicht nog informatie op de site van de uitgever te vinden. Vaak hebben uitgevers informatie over hun beleid en voorwaarden voor (open access) opname in het repositorium op hun website staan.

Tot slot kunt u de uitgever aanschrijven om toestemming voor opname in het repositorium. De meeste uitgevers staan hier welwillend tegenover. Een actueel overzicht van uitgevers en hun beleid ten opzichte van auteursrecht en archivering via een institutioneel repositorium is terug te vinden bij SHERPA publisher copyright policies & self-archiving.