Altijd herkenbaar met een ORCID

Open Researcher and Contributor Identifier (ORCID) is een internationaal systeem waarmee wetenschappelijke auteurs op een eenduidige en permanente manier kunnen worden geïdentificeerd.

Wat is ORCID?

ORCID is een niet-commercieel systeem, dat beheerd wordt door een internationaal consortium van universiteiten, nationale bibliotheken, onderzoeksinstituten en data repositories.

Publicaties, onderzoeksdata en alle bijbehorende metadata worden meestal opgeslagen in verschillende systemen, maar op dit moment is het vaak lastig om alle relevante informatie uit deze verschillende systemen bij elkaar te brengen, precies vanwege het feit dat er vaak verwarring kan ontstaan over de identiteit van personen. Wanneer alleen de namen van de auteurs worden gebruikt, leidt dit vaak tot onduidelijkheden. Namen zijn niet uniek en namen kunnen bovendien ook wijzigen. In veel gevallen kan er alleen op een betrouwbare manier naar auteurs worden verwezen wanneer gebruik wordt gemaakt van unieke en persistente nummers. ORCID heeft zich in de afgelopen jaren ontwikkeld tot één van de belangrijkste systemen voor het identificeren van onderzoekers.

Wanneer u de resultaten van uw onderzoek aan uw ORCID–account koppelt, kunnen deze altijd op de juiste wijze aan u worden toegeschreven. Naast artikelen in wetenschappelijke tijdschriften kunnen ook datasets, lesmaterialen, peer reviews en conferentiebijdragen aan een ORCID worden gekoppeld. Dankzij deze koppelingen kan informatie over auteurs, publicaties en onderzoeksdata eenvoudiger worden uitgewisseld tussen verschillende databases, over academische disciplines en over landsgrenzen heen.

Een belangrijk basisprincipe van ORCID is dat u zelf de verantwoordelijkheid draagt voor uw ORCID identifier. U moet zich zelf registreren via de ORCID-website en u kunt ook zelf instellen welke informatie er aan deze identifier is gekoppeld. Voor alle gegevens in het ORCID-profiel geldt eveneneens dat u zelf kunt welke informatie openbaar wordt gemaakt en welke informatie privé moet blijven.

Wetenschappelijke uitgevers verwachten in toenemende mate dat hun auteurs een ORCID-account hebben. Voor artikelen in de tijdschriften die worden gepubliceerd door uitgeverijen als PLOS, The Royal Society, Science, Wiley, Springer Nature en IOP Publishing is een ORCID-registratie al verplicht. Ook vragen steeds meer subsidieverstrekkers om een ORCID-nummer bij het indienen van een subsidieaanvraag.

Wat zijn de belangrijkste voordelen?

• Het gebruik van ORCID vergroot de zichtbaarheid en vindbaarheid van uw publicaties en onderzoeksgegevens. Systemen als Web of Science en Scopus bieden hun gebruikers de mogelijkheid om aan de hand van een ORCID-nummer in hun databases te zoeken. Onderzoeksresultaten die gekoppeld zijn aan een ORCID zijn in dergelijke bibliografische databases makkelijker terug te vinden dan resultaten die niet gekoppeld zijn.
• Aangezien ORCID een systeem is dat wereldwijd wordt gebruikt en dat niet gelinkt is aan één specifieke universiteit, kunt u eenvoudig alle informatie die hierin geregistreerd is met u ‘meenemen’ als u een aanstelling aan een andere universiteit aanvaardt.
• Informatie over nieuwe publicaties wordt, bij gebruik van de auto-update functie, automatisch aan uw ORCID –profiel toegevoegd.
• Ook vergemakkelijkt ORCID het up-to-date houden van uw publicatieoverzicht in LUCRIS. U kunt hier namelijk eenvoudig gegevens uit uw ORCID-profiel in importeren.

Het waarborgen van de juistheid van gegevens

Wanneer u een ORCID aanvraagt bent u zelf verantwoordelijk voor de informatie op uw profiel. Meer informatie hierover kunt u vinden op https://orcid.org/about/what-is-orcid/principles. De centrale organisatie van ORCID voert slechts op beperkte schaal controles uit over deze gegevens. ORCID is voor de juistheid van zijn gegevens dus hoofdzakelijk aangewezen op de gebruikersgemeenschap, die daarmee de controle over de gegevens behoudt. Er is echter een aantal procedures in het leven geroepen om de juistheid van de gegevens te waarborgen. Als een gebruiker bijvoorbeeld een nieuw account wil aanmaken dat lijkt op een bestaand account, toont ORCID een overzicht van accounts die mogelijk een duplicaat zijn van het nieuw te vormen account. E-mailadressen kunnen slechts aan één ORCID-account gekoppeld worden. Als u een e-mailadres wilt toevoegen dat al gebruikt is in een ander ORCID-account ontvangt u hierover een foutmelding. Aangezien er soms dubbele ORCID-accounts worden aangemaakt omdat gebruikers hun inloggegevens zijn kwijtgeraakt biedt ORCID ook de mogelijkheid om een account te linken aan andere accounts (bijvoorbeeld: een Facebook-account of het account bij de instelling waar u aan verbonden bent).

Omdat er geen centraal controlesysteem is, bestaat er het risico dat gebruikers foutieve gegevens aanleveren. Iemand kan bijvoorbeeld een artikel toevoegen aan zijn ORCID-profiel, zonder hier daadwerkelijk ook de auteur van te zijn. Of, erger nog: iemand kan de identiteit van een andere auteur ‘stelen’ en zich voordoen als een andere persoon. Voor dergelijke situaties heeft ORCID een conflictprocedure ontwikkeld. Als u erachter komt dat een ander ORCID-account foutieve informatie bevat, kunt u een klacht indienen bij de ORCID helpdesk via support@orcid.org. De helpdesk zal op coöperatieve wijze proberen de fout te herstellen door contact op te nemen met de eigenaar van het betreffende ORCID-profiel. Als het probleem niet opgelost kan worden door de helpdesk, wordt het doorverwezen naar de ORCID Ombudsman. Deze zal verder zoeken naar mogelijkheden om het conflict op te lossen.

Gegevensbescherming

Sinds de start van ORCID in 2012 hebben meer dan 4.500.000 gebruikers een account aangemaakt. ORCID stelt alles in het werk om de veiligheid van de informatie over al deze personen zeker te stellen. Zo deelt ORCID geen informatie met andere instellingen, tenzij u daar expliciet toestemming voor heeft gegeven. In uw ORCID-account kunt u onder ‘account settings’ een overzicht vinden van de organisaties die u als ‘trusted organisation’ hebt aangemerkt en waar u gegevens mee kunt uitwisselen. U kunt de toestemming voor deze organisaties te allen tijde weer intrekken.

Het is mogelijk dat de servers, waarop de gegevens over onderzoekers worden bewaard, zich niet in hetzelfde land bevinden als het land waarin de data oorspronkelijk zijn ingevoerd. Door middel van onafhankelijke controle is echter vastgesteld dat alle veiligheidsprocessen van ORCID volledig in lijn zijn met de principes die zijn vastgelegd het Privacy Shield Framework. Ook voldoen ze aan de eisen van de nieuwe EU-wet op het gebied van databescherming, de General Data Protection Regulation (GDPR). Het Privacy Shield Framework is opgesteld door de Verenigde Staten en de Europese Unie om te kunnen garanderen dat persoonsgegevens afkomstig uit de EU uitgewisseld kunnen worden met de VS, zonder dat er getornd wordt aan de internationaal geldende voorwaarden voor gegevensbescherming. De EU General Data Protection Regulation (GDPR) is eveneens van toepassing op alle bedrijven en organisaties die persoonsgegevens van Europese burgers verwerken en opslaan, onafhankelijk van de plaats waar ze zich bevinden. Meer informatie over de maatregelen die ORCID heeft genomen om te voldoen aan de regelgeving van GDPR kunt u hier vinden: https://orcid.org/blog/2018/02/22/getting-ready-gdpr.

Meer informatie

Meer informatie over hoe u ORCID kunt koppelen aan LUCRIS vindt u in de handleiding en op de ORCID posts van de Digital Scholarship Blog

Als u vragen heeft over het gebruik van ORCID kunt u deze online stellen via 'Ask a Librarian'.