Wat u als docent plaatst op Brightspace telt mee voor de kosten van uw instituut/faculteit. De onderwijsexceptie in de Auteurswet staat toe dat docenten auteursrechtelijk beschermd materiaal beschikbaar stellen aan hun studenten zonder toestemming van de auteur(srechthebbende). Daar moet wel een billijke vergoeding voor worden betaald.

De VSNU heeft daartoe een overeenkomst gesloten met Stichting UvO, de vertegenwoordiger van de gezamenlijke wetenschappelijke uitgevers. Deze overeenkomst wordt de Easy Access Regeling of Readerregeling genoemd. Elke universiteit betaalt haar aandeel aan de VSNU, die het gezamenlijke bedrag uitkeert aan Stichting UvO. Het bedrag dat Leiden via de VSNU betaalt aan Stichting UvO wordt naar rato verdeeld over de faculteiten. Elke faculteit bepaalt zelf of deze kosten vanuit het centrale budget worden betaald, of dat deze kosten doorberekend worden aan haar instituten.

Mag u als docent auteursrechtelijk beschermd materiaal van derden delen met studenten via andere platforms dan Brightspace, bijvoorbeeld via Kaltura, MS Teams, Google Docs of via e-mail? Nee, dat mag niet. De Easy Access Regeling geldt alleen voor het delen van dit materiaal op Brightspace. Elke andere beschikbaarstelling aan studenten van auteursrechtelijk beschermd materiaal levert een auteursrechtinbreuk op, en daarvoor bent u zelf verantwoordelijk en aansprakelijk.

Stichting UvO maakt onderscheid tussen korte overnames, middellange overnames en lange overnames. Korte en middellange overnames vallen onder de Easy Access Regeling, lange overnames niet.

• Een korte overname is 8.000 woorden voor een artikel en 10.000 woorden voor een gedeelte van een boek. Vertaald in pagina’s hanteren we een grens van 25 pagina’s voor een korte overname.
• Een middellange overname is dan meer dan 8.000 woorden voor een artikel. Voor een boek van 200 of meer pagina’s is de bovengrens voor een middellange overname 40 pagina’s. De grens van 40 pagina’s is nieuw en was voorheen 50 pagina’s.
• Voor een boek van minder dan 200 pagina’s is deze bovengrens 20% van het totaal aantal pagina’s. De grens van 20% is nieuw en was voorheen 25%.

Waarom toch het verschil tussen een korte en een middellange overname? De korte overname is per pagina goedkoper dan de middellange overname. De paginaprijzen kunt u lezen op de website van van Stichting UvO.

Van u als docent wordt niet verwacht dat u de woorden van uw overnames gaat tellen. Belangrijk is wel dat u de bovengrens van de overnames (40 pagina’s of 20% totaal aantal pagina’s) in de gaten houdt. Wilt u toch meer dan 40 pagina’s van een boek op Brightspace plaatsen? Dan moet u vooraf toestemming vragen aan Stichting UvO via een speciale portal. Inloggen gaat via een registratienummer dat beschikbaar is via het UFB. U vult de gevraagde gegevens in via de portal (gegevens van de publicatie, aantal pagina’s en aantal studenten per course ID). U ontvangt dan een separate factuur van stichting UvO voor deze overname volgens de gehanteerde tarieven.

Houdt u er rekening mee dat de kosten voor een lange overname hoog kunnen zijn en dat u misschien vooraf toestemming nodig heeft van uw instituut of faculteit. Wellicht kunt u daarom de hieronder genoemde alternatieven overwegen.

In plaats van artikelen en boekhoofdstukken te plaatsen op Brightspace kunt u linken naar het materiaal. Hulp bij het maken van een stabiele link vindt u op de pagina Linken naar artikelen en boeken. 

Is het materiaal te vinden op internet? Dan kunt u een link hier naartoe plaatsen in Brightspace. Tip om gemakkelijker op internet te zoeken: plaats de titel van het artikel of boekhoofdstuk tussen dubbele aanhalingstekens in de zoekbalk van Google, op deze manier: “titel artikel”. Let op dat U niet linkt naar illegale websites, zoals PirateBay.

Zijn publicaties die uw studenten moeten bestuderen niet digitaal beschikbaar, maar wel beschikbaar als papieren boek of tijdschrift in een van de Leidse bibliotheken? Dan kan de bibliotheek een collegeplank voor u maken.

De betreffende publicaties worden hierop geplaatst en mogen dan gedurende de cursus niet worden uitgeleend. Studenten kunnen in de bibliotheek de publicaties bestuderen of ervoor kiezen van het materiaal een (digitale) kopie te maken voor persoonlijk gebruik. Een papieren kopie dient beperkt te blijven tot een gedeelte van het werk. Uit een tijdschrift: een artikel. Uit een boek: een klein gedeelte. Is het boek niet meer te koop en wordt het niet herdrukt, dan mag het hele boek gekopieerd worden (art. 16b Auteurswet). Het maken van een digitale kopie is niet aan beperkingen onderhevig:  studenten hebben de hiervoor verschuldigde auteursrecht bijdrage betaald toen zij hun laptop in de winkel kochten (artikel 16c Auteurswet).

Op de pagina (digitale) Collegeplanken kunt u lezen hoe u een collegeplank kunt aanmaken. 

Alle publicaties die digitaal beschikbaar zijn in de Catalogus van de UBL kunt u gebruiken voor het samenstellen van een literatuurlijst. Op de pagina (digitale) Collegeplanken  kunt u lezen hoe u een digitale collegeplank kunt aanvragen. 

De hierboven genoemde Easy Access Regeling of Readerregeling geeft docenten de mogelijkheid een reader samen te stellen via ReaderOnline. Als de reader uit alleen korte en middellange overnames bestaat, zijn de kosten hiervoor opgenomen in de afkoopsom die de universiteit betaalt aan stichting UvO. Wanneer sprake is van een lange overname betaald de student de kosten. Wanneer u een lange overname overweegt, raden wij u daarom aan voor een reader  te kiezen. U dient dan wel voor de lange overname vooraf toestemming te vragen aan Stichting UvO.

Het materiaal dat u aanbiedt in een reader hoeft niet ook op Brightspace te worden geplaatst. Doet u dit wel dan wordt er namelijk dubbel betaald (door de student en door de faculteit).  Studenten kunnen bovendien de reader digitaal inzien in de ReaderOnline-omgeving en zij kunnen een papieren kopie afhalen op diverse universiteitslocaties. Op de medewerkersportal leest u hoe u een reader kunt aanvragen en hoe u toestemming vraagt aan stichting UvO voor een lange overname.

Docenten maken tijdens hun onderwijs vaak gebruik van een presentatie in PowerPoint, Prezi of een andere presentatietool. De docent laat de presentatie zien tijdens het college en plaatst deze later als document op Brightspace. Het auteursrecht op de presentatie berust bij de docent/de universiteit. De presentatie hoeft daarom niet in de LOR te worden geplaatst.

Echter, meestal wordt in de presentatie ook materiaal (afbeeldingen, foto’s, schema’s, grafieken, etc.) van derden ‘geïmporteerd’ en het auteursrecht op dit geïmporteerde materiaal berust bij deze derden. In dit geval kan gebruikt worden gemaakt van de Citaatexceptie (art. 15a Auteurswet). De Citaatexceptie houdt in dat een (klein) gedeelte van het auteursrechtelijk beschermde werk van een ander (de maker) gebruikt mag worden in eigen werk. Toestemming van de maker is niet vereist. Ook hoeft de maker voor dit gebruik geen vergoeding betaald te worden. Het citaat moet functioneel zijn en mag niet dienen als versiering. Het citaat moet ook proportioneel zijn en ondergeschikt aan het eigen betoog. Voor zover redelijkerwijs mogelijk moet de bron, waaronder de naam van de maker, op duidelijke wijze worden vermeld.

Hoe vertalen we dit in de praktijk voor een presentatie van een docent?

• Vermeld bij elke afbeelding de bron (titel boek, naam tijdschrift + uitgave) en de naam van de maker (auteur).
• Gebruik niet meer dan 2, hooguit 3 afbeeldingen uit dezelfde bron, dat wil zeggen, uit hetzelfde boek of uit dezelfde uitgave van een tijdschrift.
• Gebruik niet meer dan 2, hooguit 3 foto’s van dezelfde fotograaf en niet meer dan 2, hooguit 3 kunstwerken van dezelfde kunstenaar.
• Komt de afbeelding van internet? Vermeld dan de URL-link (dit is de bron) en de naam van de maker (indien redelijkerwijs mogelijk). Wordt de afbeelding op internet aangeboden met een CC-licentie? Voeg dan ook de tekst toe: ‘… is licensed under CC …’.

Gebruikt u meer dan 3 afbeeldingen per bron? Dan wordt hiervoor via de Easy Access Regeling betaald aan Stichting UvO. Tenzij u afbeeldingen gebruikt die in open access beschikbaar worden gesteld, bijvoorbeeld met een Creative Commons licentie, dan is het gebruik onbeperkt.

Vermeldt altijd onder de afbeelding: de URL-link naar de afbeelding, de naam van de maker en de CC-licentie waaronder de afbeelding gebruikt mag worden. Gebruikt u een afbeelding en doet u niet aan bron- en naamsvermelding? Dan geldt de citaatexceptie niet en moet helaas voor dit gebruik betaald worden aan Stichting UvO. 

• Hoe plaats ik een document in de LOR?
• Handleidingen;
• Contactadressen per faculteit.