Vanuit het Academiegebouw zijn het Senaatsarchief, het Archief van Curatoren en wat later ook de oude archieven van de faculteiten kort na 1900 overgebracht naar de Universiteitsbibliotheek. In de jaren 1930 zijn deze archieven (die lopen tot 1877) geïnventariseerd in het Algemeen Rijksarchief te ’s-Gravenhage. In latere decennia zijn nog diverse andere universitaire archieven en archiefbestanden in de Universiteitsbibliotheek ondergebracht. Ze werden door de Centrale Archief Selectiedienst te Winschoten geordend en geïnventariseerd in de jaren 2000-2001. Hieronder volgt een overzicht van alle universiteitsarchieven.

• Archieven van Curatoren — College van Bestuur — Universiteitsraad
  — Archief van Curatoren, 1574-1815, 1815-1877, 1878-1953
  — Archief van Curatoren / College van Bestuur, 1952-1989
  — Kluisstukken, 1940-1951
  — Archief inzake de studenteninschrijvingen, 1877-1977 (1987)
  — Archief van de Universiteitsraad, (1967) 1971-1989 
• Archieven van Senaat — Rector Magnificus — College van Dekanen
  — Archieven van Senaat en Faculteiten, 1575-1877
  — Archief van de Rector Magnificus en de Senaat, 1875-1972
  — Archief van het College van Dekanen en de Rector Magnificus, 1971-1989
• Archieven van de Faculteiten, met diverse apart beschreven bestanddelen:   
  — Archieven van Senaat en Faculteiten, 1575-1877
  — Archief van de Faculteit der godgeleerdheid, 1815-1968
  — Archief van de Faculteit der rechtsgeleerdheid, (1773-), 1850-1979
  — Archief van de Faculteit der letteren en wijsbegeerte, 1856-1952
  — Archief van de Faculteit der letteren, 1948-1984
  — Archief van de verenigde Faculteiten der rechtsgeleerdheid, letteren en wijsbegeerte, 1883-1958
  — Archief van de Faculteit der Geneeskunde, 1847-1958 (1965)
  — Archief van het Laboratorium medische chemie, 1926-1955
  — Archief van de Faculteit der wis- en natuurkunde, (1835-), 1899-1955
  — Archieven van het Zoötomisch laboratorium (later genoemd Zoölogisch laboratorium), 1868-1954 en van de hoogleraar zoölogie C.J. van der Klaauw, 1934-1959
• Archief van de Bibliotheek der Universiteit, 1595-1869 (-1974)
• Archieven van instellingen verbonden met de Rijksuniversiteit Leiden, 1828-1994

De online catalogus bevat links naar de collection guides voor alle universiteitsarchieven, voorzien van gedetailleerde (elektronische) inventarissen met de mogelijkheid om direct stukken aan te vragen voor inzage op de Leeszaal Bijzondere Collecties.

Sinds 1909 zijn er 28 inventarissen gepubliceerd die betrekking hebben op de Leidse universiteitsarchieven. U vindt deze toegangen bij elkaar in een aparte collection guide: Catalogues of the Holdings of Leiden University Libraries (afd. Q). De elektronische inventarissen in de collection guides zijn echter dekkend en vormen thans de belangrijkste toegang.

De belangrijkste bron om te achterhalen of iemand vóór 1876 in Leiden heeft gestudeerd, zijn de volumina inscriptionum, bewaard in het Archief van de Senaat en Faculteiten van de Universiteit Leiden (ASF 7-19). Er wordt informatie gegeven over de datum van inschrijving, de naam van de student, land en plaats van herkomst, leeftijd en de gekozen faculteit. Voor de jaren 1575-1875 zijn deze gegevens gepubliceerd in W.N. du Rieu, Album studiosorum Academiae Lugduno Batavae MDLXXV-MDCCCLXXV. Den Haag 1875.

• Stap 1: Zoek de achternaam van de student in de index van de gepubliceerde registraties van 1575-1875, pagina 1441 en verder (beginnend op pagina 401 in de schuifbalk onder de afbeelding). Let op: het bevat verwijzingen naar kolommen en niet naar pagina's, en houd rekening met verschillende spellingsvarianten.
• Stap 2: Zoek de student in de juiste kolom van de gepubliceerde registraties van 1575-1875 (beginnend op pagina 41 in de schuifbalk onder de afbeelding). Bovenaan de pagina staat het jaartal en in de kolom de maand en dag van de eerste registratie. Voor elke student is de naam gegeven, evenals het land en de plaats van herkomst, de leeftijd en de gekozen faculteit. Alle gebruikte afkortingen worden uitgelegd in het notarum explicatio.

In de meeste gevallen is dit voldoende informatie; het vertelt je wanneer een student zijn studie begon, met alle hierboven genoemde informatie. Het vertelt je niet waar de student woonde in Leiden. Die informatie staat alleen in de gescande originele documenten.

• Stap 3: Raadpleeg de gescande originele volumina inscriptionum aan de hand van de registratiedatum die in de gepubliceerde registraties van 1575-1875 staat. Begin met het vinden van het juiste deel (d.w.z. reeks jaren); per deel zijn de registraties gerangschikt op jaar, maand en dag.

De bovenstaande stappen leiden je naar de eerste registratie van de student. Alle studenten waren verplicht om elk jaar opnieuw in te schrijven, de zogenaamde ‘recensie’. De lijsten van deze ‘recensies’ zijn aanwezig in het Archief van de Senaat en Faculteiten (ASF 22-252). Door een student in opvolgende recensielijsten te traceren, kom je erachter hoe lang iemand aan de Universiteit Leiden heeft gestudeerd.

• Stap 4: Raadpleeg de gescande originele recensielijsten aan de hand van de registratiedatum die in de gepubliceerde registraties van 1575-1875 staat. Begin met het vinden van de juiste lijst (d.w.z. specifiek jaar); tot 1753 zijn de registraties per lijst alfabetisch gerangschikt op voornamen van de studenten, na 1753 op achternamen. Ook hier wordt informatie gegeven over land en plaats van herkomst, leeftijd, gekozen faculteit en adres in Leiden. Let op: de student is pas daadwerkelijk ingeschreven als de naam van de student is gemarkeerd met een asterisk (*) of R (voor ‘Recensie’). Controleer de daaropvolgende jaren om de studieduur vast te stellen

Raadpleeg de Subject guide Bronnen van de geschiedenis van de Universiteit Leiden voor meer informatie.