Het Overzicht van archieven en collecties biedt een eerste oriëntatie voor het domein handschriften, archieven en brieven. Het bevat tevens links naar collection guides en toegangen (voor zover aanwezig). Voor meer informatie zie ook het collectieplan.

Binnen het domein zijn tientallen reeksen signaturen of plaatsingscodes in gebruik. Ze zijn van essentieel belang om een werk te identificeren en aan te vragen voor raadpleging. Een signatuur bestaat uit een lettercode (meestal afgeleid van de naam van de verzamelaar of de archiefvormer) en een nummer (soms opnieuw gevolgd door een of meer letters): LTK 191 — VLF 30 — BPL 14 A, enzovoort. In het Overzicht van signaturen vindt u alle gebruikte lettercodes.

De online catalogus:
Zoek eerst in de catalogus via de search scope Special Collections. U kunt zoekacties vooraf (of zoekresultaten achteraf) inperken tot Manuscripts and archives of tot Letters (zonder onderscheid in westerse of niet-westerse documenten), eventueel ook met taal en periode.

De catalogus bevat:

• beschrijvingen van handschriften en archivalia, en van brieven of correspondentiedelen. Wanneer deze documenten gedigitaliseerd zijn, bevat de catalogus tevens aparte beschrijvingen van de digitale versies, met links naar de scans in Digital Collections.
• Beknopte beschrijvingen van collecties en archieven met links naar de collection guides. Het is belangrijk te beseffen dat u via de catalogus niet de inventarissen en uitgebreide beschrijvingen binnen de collection guides zelf doorzoekt, enkel de beschrijving ervan op hoofdniveau.

Collection Guides:
Het zoekportaal Collection Guides geeft informatie over de herkomst, de inhoud en de samenstelling van archieven en collecties. Bij een groeiend aantal archieven is een inventaris aan de collection guide gekoppeld met de mogelijkheid om direct stukken aan te vragen voor inzage op de leeszaal. De website heeft een uitgebreide zoekfunctie waarbij u zowel de collectiebeschrijvingen als de inventarissen kunt doorzoeken. Wanneer een archief gedigitaliseerd is, bevat de inventaris links naar de images in Digital Collections.

Digital Collections:
Digital Collections is een beeldbank met digitale afbeeldingen van stukken uit de Bijzondere Collecties. Het bestand bevat een groeiend aantal digitale reproducties en kan ook apart doorzocht worden.

Niet alle beschrijvingen in de online catalogus zijn volledig. Meer gegevens bevinden zich in gedrukte catalogi en inventarissen die in de loop der jaren van de belangrijkste handschriftencollecties en archieven zijn vervaardigd. U vindt ze bij elkaar in een aparte collection guide: Collection Catalogues of the Holdings of Leiden University Libraries. Deze collection guide behandelt een kleine vierhonderd gedrukte publicaties, onderverdeeld in hoofdstukken en paragrafen (A-S) en met links naar de papieren exemplaren of gedigitaliseerde versies. Aanvankelijk werden de handschriften, archieven en brieven beschreven in een aantal algemene catalogi (A 1 -A 9), als onderdeel van het totale bibliotheekbezit. Sinds 1852 is het handschriftenbezit beschreven in afzonderlijke catalogi en inventarissen (D 1 - D 31, voor de bruikleencollecties zie M, O, Q).

In de Leeszaal Bijzondere Collecties (tweede verdieping, ingang 4 links) staan exemplaren van deze catalogi opgesteld (DOUSA 80).

Niet alle handschriftencollecties en archieven zijn beschreven in gedrukte catalogi en inventarissen. Daarom vormen de kaartcatalogi vanwege hun gedetailleerdheid en compleetheid (tot 1995) vooralsnog een belangrijke toegang. De kaartcatalogi staan opgesteld in kamer 211 (tweede verdieping, ingang 5, rechts). Er zijn diverse fichiers:

• Teksten: ingangen op auteur en titel, alfabetisch geordend; voor anonieme teksten ingangen op onderwerp, systematisch geordend
• Kopiisten en bezitters: ingangen op persoonsnaam, alfabetisch geordend
• Publicaties over de Leidse handschriften: ingangen op signatuur, alfabetisch geordend

De Handbibliotheek Bijzondere Collecties (tweede verdieping, ingang 4, rechts) bevat tijdschriften, naslagwerken, bibliografieën en catalogi betreffende westerse en oosterse handschriften en oude of zeldzame drukken. De banden zijn geordend volgens de Library of Congress Classification. De LCC-plaatsingscodes in de catalogus en op de bandetiketten onderscheiden zich van die van de Studiezalen op de eerste verdieping doordat ze beginnen met “II-4”. 

In de Leeszaal Bijzondere Collecties (tweede verdieping, ingang 4, links) vindt u:

• Gedrukte handschriftcatalogi en archiefinventarissen van het Leids bezit (DOUSA 80)
• Paleografische atlassen (DOUSA 86);
• Ongeveer 850 gedrukte facsimile’s van (middeleeuwse) handschriften geklasseerd naar inhoud, cultuurgebied (DOUSA 87) en verluchting (DOUSA 88).