Het wel of niet invoeren van scripties op het Student Repository wordt geregeld op opleidingsniveau. Studeer je aan een van de faculteiten Archeologie, Geesteswetenschappen, Governance & Global Affairs, Sociale Wetenschappen of Wiskunde & Natuurwetenschappen? Dan voer je zelf je scriptie in via de Leiden University Thesis Submission System.

Na goedkeuring is de beschrijving van je scriptie zichtbaar voor de buitenwereld. De scriptie zelf is alleen openbaar te downloaden als  jij, je begeleider en eventueel het stagebedrijf daar toestemming voor geven, eventueel na een embargoperiode. Bij sommige opleidingen geef je al in je afstudeerformulier toestemming hiervoor. Is dat niet zo, kan je het Toestemmingsformulier openbaarmaking scriptie downloaden of vraag dit aan bij het secretariaat van de opleiding. Als een van de partijen niet instemt met de openbaarmaking moet de scriptie onder embargo blijven (permanent of tot een bepaalde datum). Dit is aan te geven bij het uploaden van het bestand.

Om een scriptie op te kunnen nemen in het Student Repository, moet je akkoord gaan met de License to inclusion and publication of a Bachelor or a Master thesis in the Leiden University Student Repository. Hierin staan de rechten en plichten van de student en de Universiteit Leiden op een rij. Zo staat bepaald dat de student als auteur zelf het auteursrecht van de scriptie houdt. De student verklaart eveneens dat in de scriptie geen rechten van anderen worden geschonden (auteursrecht, portretrecht). De Universiteit is gevrijwaard voor eventuele claims die hierover binnenkomen. De Universiteit mag de scriptie opslaan en – mits daar toestemming voor is – openbaar maken. Daarbij verplicht de Universiteit zichzelf het bestand ook in de toekomst leesbaar te houden, en een eventueel embargo te waarborgen.

Voor openbaarmaking van de scriptie moeten student, scriptiebegeleider en/of stagebedrijf toestemming geven via het Toestemmingformulier openbaarmaking scriptie. Soms spelen er kwesties rond auteursrecht, privacy, mogelijke publicaties of andere redenen waardoor het nodig kan zijn een embargoperiode in te stellen voordat een scriptie vrij toegankelijk mag zijn. Als een scriptie onder embargo is geplaatst, is dit een bewuste keuze van student, scriptiebegeleider en/of stagebedrijf. Dit betekent dan ook dat deze scripties niet aan derden verstrekt worden door de universiteit.

• Alleen pdf-bestanden worden geaccepteerd. Je kunt je wordbestand als pdf opslaan door ‘Opslaan Als’ uit het menu te kiezen en dan pdf als bestandstype te nemen.
• Upload alleen de definitieve en goedgekeurde versie van de scriptie.
• Plaats geen persoonsgegevens zoals adres, emailadres, telefoonnummer of studentnummer in de scriptie!
• Scripties in het Student Repository worden door Google geïndexeerd en zijn vindbaar op onder meer auteursnaam, titel en woorden uit de inhoud van de (openbare) pdf.
• Voor vragen over de procedure of als je veranderingen aan de beschrijving van de scriptie wilt doorvoeren, kun je contact opnemen met het secretariaat van de betrokken opleiding.