Versterking van de Bijzondere Collecties bij de UBL
Onze Bijzondere Collecties bevatten kostbare, unieke en vermaarde collecties en objecten, waaronder manuscripten, boeken, archieven, foto's, prenten, kaarten en brieven van over de hele wereld. Momenteel zijn twee afdelingen van de UBL verantwoordelijk voor beheer, behoud en beschikbaarstelling ervan: de Conservatoren Bijzondere Collecties (CBC) en de Diensten Bijzondere Collecties (DBC). Door persoonlijke omstandigheden zullen in de loop van 2022 de afdelingshoofden van deze twee afdelingen terugtreden. Omdat het vergroten van de zichtbaarheid en bruikbaarheid van de Bijzondere Collecties een van de speerpunten is in het beleid van de UBL, heeft de UBL deze verandering aangegrepen om te bekijken hoe de Bijzondere Collecties als geheel versterkt kunnen worden ter ondersteuning van onderzoek en onderwijs, in Leiden en elders in de wereld.
De twee huidige afdelingshoofden hebben in 2021 procesteams in gesteld om de samenwerking tussen hun afdelingen te stroomlijnen. Er zijn zes processen die het werken met de Bijzondere Collecties vormgeven: 1) Collectievorming, 2) Beheer & Behoud, 3) Ontsluiting & Digitalisering, 4) Informatie & Dienstverlening, 5) Exposities & Digitale presentaties en 6) Publiekscommunicatie & Representatie. Beide afdelingshoofden hebben het belang van integrale samenwerking onderstreept, en zo zijn deze procesteams het uitgangspunt geworden van het plan om een stap verder te zetten: de twee afdelingen samenvoegen tot één nieuwe afdeling Bijzondere Collecties.
Om de nieuwe afdeling Bijzondere Collecties te leiden, zullen op korte termijn twee leidinggevenden worden geworven: het Hoofd Bijzondere Collecties draagt de eindverantwoordelijkheid voor de afdeling als geheel en zal direct leiding geven aan de conservatoren en de medewerkers die zorg dragen voor het beheer en behoud van de collecties. Daarnaast komt er een Hoofd Dienstverlening en Collectieinformatie, die de medewerkers zal aansturen die zorgen voor metadatering, digitalisering en de dienstverlening in de leeszaal en online.
Om de publiekscommunicatie te versterken, wordt bij de afdeling ook een medewerker aangesteld als Coördinator Cultureel Ondernemerschap en Fondsenwerving. Gedurende de Corona-periode hebben de Bijzondere Collecties veel geïnvesteerd in het ontwikkelen van nieuwe en digitale presentatievormen, zoals online tentoonstellingen, de videoserie Van kluis naar kussen en de Boekensalons, waarin niet alleen de Bijzondere Collecties maar ook auteurs en onderzoekers centraal staan. De UBL heeft veel blijken van waardering ontvangen over deze initiatieven. De coördinator zal deze activiteiten verder ontwikkelen en kansen zoeken om de collecties nog beter onder de aandacht te brengen bij onderzoekers en ook bij fondsen die het werk van de UBL willen ondersteunen.
De formele samenvoeging van de twee afdelingen zal in de loop van dit voorjaar plaatsvinden.